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Respuestas automaticas

Contenido

1. Crear una Automatizacion (GHL / Meta Ads)

1

Acceder a Automatizaciones

Desde el menu principal haz clic en "Automatizaciones". Veras las automatizaciones disponibles para tu cuenta.

2

Elegir la automatizacion

Rowzen incluye automatizaciones preconfiguradas:

  • GHL Contacts Report: extrae contactos de GoHighLevel y los envia a Slack
  • Meta Ads Report: consolida metricas de tus campanas de Meta Ads en Slack

Haz clic en "Configurar" en la automatizacion que quieres activar.

3

Ingresar credenciales

Cada automatizacion requiere credenciales especificas:

  • GHL: API Key de GoHighLevel + ID de ubicacion
  • Meta Ads: Token de acceso de Meta + ID de cuenta publicitaria
  • Slack: URL del Webhook de Slack (canal de destino)

Las credenciales se guardan cifradas y no son visibles despues de guardarse.

4

Seleccionar campos del reporte

Elige que columnas o metricas quieres incluir en el reporte. Solo los campos seleccionados apareceran en el mensaje de Slack.

5

Guardar y ejecutar

Guarda la configuracion. Puedes ejecutar la automatizacion manualmente con el boton "Ejecutar ahora" para verificar que funciona, o dejar que se ejecute automaticamente cada 30 minutos.

6

Revisar el historial

En la seccion "Historial" puedes ver cada ejecucion: fecha, resultado, filas procesadas y posibles errores.

Donde obtengo las credenciales?

  • GHL API Key: GoHighLevel > Configuracion > API > Crear clave
  • Meta Token: developers.facebook.com > Mis apps > Token de acceso
  • Slack Webhook: api.slack.com > Incoming Webhooks > Agregar a canal

2. Crear un Workflow Personalizado

1

Ir a Mis Workflows

Desde Automatizaciones, haz clic en la pestana "Mis Workflows".

2

Crear nuevo workflow

Haz clic en "Nuevo Workflow" y escribe un nombre descriptivo. Ejemplo: "Reporte semanal de leads GHL a Slack".

3

Agregar la Fuente (Source)

En el constructor de pasos, agrega el primer paso de tipo Fuente. Opciones disponibles:

  • GHL Contacts: contactos de GoHighLevel
  • Meta Campaigns: metricas de campanas de Meta

Configura las credenciales de la fuente seleccionada.

4

Agregar Transformacion (opcional)

Si quieres filtrar columnas o seleccionar solo ciertos campos, agrega un paso de tipo Seleccionar Campos. Marca unicamente los campos que quieres incluir en el resultado.

5

Agregar el Destino (Destination)

Agrega el ultimo paso de tipo Destino. Actualmente disponible: Slack Message. Ingresa el Webhook URL de tu canal de Slack.

6

Guardar y activar

Guarda el workflow. Activa "Ejecucion programada" si quieres que corra automaticamente. Puedes ejecutarlo manualmente en cualquier momento con "Ejecutar".

Estructura de un workflow

  • Fuente: de donde vienen los datos (GHL, Meta)
  • Transformacion: que hacer con los datos (filtrar, seleccionar)
  • Destino: donde van los resultados (Slack)

3. Usar el CRM (Contactos, Deals, Tareas)

1

Acceder al CRM

Desde el menu principal haz clic en "CRM". Veras el dashboard con un resumen de tu pipeline.

2

Crear un contacto

Ve a CRM > Contactos y haz clic en "Nuevo Contacto". Completa los datos: nombre, empresa, telefono, correo, cargo. Estos campos permiten segmentar y buscar contactos rapidamente.

3

Crear una oportunidad (Deal)

Desde el perfil del contacto o desde CRM > Deals, crea una oportunidad con:

  • Titulo: nombre del negocio o proyecto
  • Valor: monto estimado en pesos
  • Etapa: Prospecto, Propuesta, Negociacion o Cerrado
  • Probabilidad: % de cierre estimado
4

Agregar tareas y seguimientos

Dentro de un contacto o deal, crea tareas con fecha limite. El sistema te enviara recordatorios automaticos antes del vencimiento.

5

Usar el calendario

Desde CRM > Calendario visualiza todas tus tareas y seguimientos en formato mensual o semanal. Puedes sincronizar con Google Calendar activandolo en la configuracion del CRM.

6

Ver reportes del pipeline

En CRM > Reportes encuentra metricas de tu pipeline: valor total por etapa, tasa de conversion, deals cerrados en el periodo y actividad del equipo.

Consejos

  • Usa notas para registrar el resumen de cada llamada o reunion
  • Los adjuntos permiten subir propuestas o contratos directamente al deal
  • Configura los recordatorios de tareas en CRM > Configuracion

4. Conectar WhatsApp (Codigo QR)

1

Acceder a Nuevo Masivo

Desde el menu principal, haz clic en "Nuevo Masivo".

2

Generar Codigo QR

Haz clic en el boton "Generar QR". Aparecera un codigo QR en pantalla.

3

Escanear con WhatsApp

Abre WhatsApp en tu telefono, ve a Configuracion > Dispositivos vinculados > Vincular dispositivo y escanea el codigo QR.

4

Listo!

Una vez escaneado, tu sesion quedara activa y podras enviar mensajes.

Consejos

  • La sesion permanece activa hasta que la cierres desde WhatsApp
  • Si el QR expira, genera uno nuevo
  • Puedes tener multiples dispositivos vinculados

5. Mensajeria Masiva

1

Preparar el Archivo Excel

Descarga la plantilla Excel desde el Panel de Control. El archivo debe tener al menos las columnas: celular, nombre.

2

Escribir el Mensaje

Escribe tu mensaje en el campo de texto. Usa variables como {nombre} para personalizar:

Hola {nombre}, te escribimos desde nuestra empresa...
3

Adjuntar Imagen (Opcional)

Si deseas enviar una imagen junto al mensaje, selecciona el archivo de imagen.

4

Seleccionar Campania (Opcional)

Asocia el envio a una campania existente para mejor seguimiento.

5

Iniciar Envio

Haz clic en "Iniciar Envio". Podras ver el progreso en tiempo real.

Funciones Especiales

  • Pausar: Detiene el envio temporalmente, puedes reanudarlo despues
  • Cancelar: Cancela el envio completamente
  • El progreso se guarda automaticamente si cierras la pagina

6. Configurar Autorespuestas

1

Acceder a Autorespuestas

Desde el menu, haz clic en "Autorespuesta".

2

Crear Nueva Autorespuesta

Haz clic en "Nueva Autorespuesta" y completa los campos:

  • Palabra clave: El texto que activara la respuesta (ej: "hola", "precio")
  • Respuesta: El mensaje que se enviara automaticamente
3

Activar/Desactivar

Usa el interruptor junto a cada autorespuesta para activarla o desactivarla.

Consejos

  • Las palabras clave no distinguen mayusculas/minusculas
  • Puedes tener multiples autorespuestas activas
  • Si un mensaje contiene varias palabras clave, se usara la primera coincidencia

7. Crear y Usar Plantillas

1

Acceder a Plantillas

Desde el menu, haz clic en "Plantillas".

2

Crear Nueva Plantilla

Define un nombre descriptivo y el contenido del mensaje:

Nombre: Bienvenida
Contenido: Hola {nombre}, bienvenido a nuestra tienda. Estamos para servirte!
3

Vista Previa

Usa el panel de vista previa para ver como se vera el mensaje con datos de ejemplo.

4

Usar en Envio Masivo

Al crear un envio masivo, selecciona la plantilla del dropdown para cargar su contenido.

Variables Disponibles

  • {nombre} - Nombre del contacto
  • {dato1}, {dato2}... - Datos adicionales del Excel
  • Las variables se reemplazan automaticamente al enviar

8. Envios Programados

1

Acceder a Programados

Desde el menu, haz clic en "Programados".

2

Crear Envio Programado

Completa el formulario con:

  • Nombre: Identificador del envio
  • Archivo Excel: Base de datos de contactos
  • Mensaje: Contenido a enviar
  • Fecha y hora: Cuando se ejecutara
3

Vista Calendario

Usa el boton "Ver Calendario" para visualizar todos tus envios programados en formato calendario.

4

Gestionar Envios

Puedes editar, cancelar o eliminar envios programados desde la lista o el calendario.

Importante

  • Los envios se ejecutan automaticamente en la fecha/hora indicada
  • Tu sesion de WhatsApp debe estar activa para que el envio funcione
  • Recibiras una notificacion cuando el envio se complete

9. Grupos de Contactos

1

Acceder a Grupos

Desde el menu, haz clic en "Grupos".

2

Crear un Grupo

Haz clic en "Nuevo Grupo" y asigna un nombre (ej: "Clientes VIP", "Proveedores").

3

Agregar Contactos

Puedes agregar contactos de dos formas:

  • Importar Excel: Sube un archivo con la lista de contactos
  • Manual: Agrega contactos uno por uno
4

Usar en Envio Masivo

Al crear un envio masivo, selecciona un grupo en lugar de subir un archivo Excel.

Funcionalidades

  • Exporta grupos a Excel para respaldar tus contactos
  • Edita o elimina contactos individualmente
  • Un contacto puede estar en multiples grupos

10. Gestionar Campanias

1

Que es una Campania?

Una campania agrupa varios envios masivos relacionados, permitiendo ver metricas consolidadas.

2

Crear Campania

Desde "Campanias", crea una nueva con:

  • Nombre: Ej: "Promocion Navidad 2025"
  • Descripcion: Detalles de la campania
  • Fechas: Inicio y fin (opcional)
3

Asociar Envios

Al crear un envio masivo, selecciona la campania en el formulario.

4

Ver Estadisticas

Accede al detalle de la campania para ver metricas agregadas de todos los envios.

Beneficios

  • Compara rendimiento entre campanias
  • Ve el total de mensajes enviados y tasa de exito
  • Cierra campanias cuando terminen

11. Generar Reportes

1

Acceder a Reportes

Desde el menu, haz clic en "Reportes".

2

Seleccionar Tipo de Reporte

Elige el tipo de reporte que necesitas:

  • Historial: Lista de todos los envios con fechas
  • Estadisticas: Graficos y metricas de rendimiento
  • Contactos Fallidos: Lista de numeros con errores
3

Filtrar por Fechas

Selecciona el rango de fechas para el reporte.

4

Exportar

Haz clic en "Exportar Excel" para descargar el reporte.

Formatos de Exportacion

  • Todos los reportes se exportan en formato Excel (.xlsx)
  • Los archivos incluyen formato profesional y encabezados

12. Panel de Control

1

Acceder al Panel

Haz clic en "Panel De Control" desde el menu.

2

Graficos de Actividad

Visualiza:

  • Linea: Mensajes enviados por dia (ultimos 30 dias)
  • Donut: Proporcion exitos vs fallos
  • Barras: Actividad por hora del dia
3

Trabajos Recientes

Ve los ultimos envios masivos con sus resultados.

4

Descargas

Descarga plantillas Excel y aplicaciones desde esta seccion.

13. Formato del Archivo Excel

1

Columnas Requeridas

Tu archivo Excel debe tener estas columnas en la primera fila:

celular nombre dato1 dato2
3001234567 Juan Perez Producto A $50.000
3009876543 Maria Lopez Producto B $75.000
2

Formato de Telefono

El numero debe estar en formato internacional sin simbolos:

  • Correcto: 573001234567 o 3001234567
  • Incorrecto: +57 300 123 4567
3

Columnas Adicionales

Puedes agregar mas columnas para personalizar mensajes. Usualas con {dato1}, {dato2}, etc.

Consejos

  • Descarga la plantilla oficial desde el Panel de Control
  • Guarda como .xlsx (Excel moderno)
  • No dejes filas vacias entre contactos
  • Maximo recomendado: 5000 contactos por archivo

14. Mensajes de Cumpleaños

1

Preparar el Excel

Crea un archivo Excel con al menos dos columnas obligatorias:

Celular Fecha_Nacimiento Nombre
3001234567 15/03/1990 Ana Torres
3009876543 22/07 Carlos Ruiz

La fecha puede incluir el ano (DD/MM/YYYY) o solo dia y mes (DD/MM). Si incluyes el ano, la variable {edad} estara disponible en el mensaje.

2

Crear el Job

Ve a Mensajeria > Cumpleanos y haz clic en "Nuevo Job". Completa los campos:

  • Nombre del job: ej. "Cumpleanos Clientes 2026"
  • Plantilla del mensaje: el texto que se enviara (ver paso 3)
  • Hora de envio diario: elige entre 00:00 y 23:00 (hora Colombia). Por defecto 09:00. El sistema enviara los mensajes exactamente a esa hora cada dia.
  • Archivo Excel: el archivo preparado en el paso 1
  • Adjunto (opcional): imagen, video o documento que acompana el mensaje

La sesion de WhatsApp se toma automaticamente de tu cuenta — no necesitas ingresarla manualmente.

3

Escribir la Plantilla del Mensaje

Usa variables entre llaves para personalizar cada mensaje:

Hola {nombre}, hoy es tu dia especial! Rowzen y todo el equipo te desean un feliz cumpleaños.

Variables disponibles:

  • {nombre} — nombre del contacto
  • {celular} — numero de telefono
  • {edad} — edad calculada (solo si la fecha incluye el ano)
  • {fecha} — fecha de hoy (ej: 23/04/2026)
  • Cualquier otra columna del Excel, ej: {empresa}, {ciudad}
4

Activar y monitorear

Al crear el job queda activo por defecto. El sistema lo ejecutara automaticamente cada dia a la hora que configuraste (hora Colombia). Puedes cambiarla en cualquier momento desde "Editar Job".

En la pantalla de listado puedes ver:

  • Estado: Activo / Inactivo
  • Hoy: si ya hubo un run hoy y cuantos mensajes se enviaron
  • Ultimo run: fecha y resultado del ultimo envio

Haz clic en el nombre del job para ver el historial completo de ejecuciones y la hora de envio configurada.

5

Que hacer si aparece "Sesion Inactiva"

Este estado significa que WhatsApp se desconecto antes o durante el envio. Para resolverlo:

  1. Ve a Nuevo Masivo y reconecta WhatsApp escaneando el QR
  2. Vuelve a Cumpleanos > detalle del job
  3. Haz clic en "Reanudar Envio" para completar los envios pendientes del dia

El sistema nunca duplica: los contactos que ya recibieron el mensaje no vuelven a recibirlo aunque reanudes el job.

Nombres de columna aceptados

  • Telefono: celular, telefono, phone, numero, cel, movil
  • Fecha: fecha_nacimiento, cumpleaños, birthday, fecha, nacimiento, birth_date
  • Nombre: nombre, name, contacto
  • Mensaje propio: mensaje, message, msg, texto (sobreescribe la plantilla para ese contacto)

Consejos

  • Puedes pausar un job sin eliminarlo usando el boton de estado en la lista
  • Cambia la hora de envio en cualquier momento desde "Editar Job" — el cambio aplica desde el siguiente dia
  • Actualiza la base de datos subiendo un nuevo Excel en "Editar Job" — los contactos anteriores se reemplazan
  • Si un contacto tiene columna mensaje propia, ese texto tiene prioridad sobre la plantilla global del job
  • El sistema nunca envia dos veces al mismo contacto en el mismo dia, aunque reanudes el job
  • Puedes agregar un adjunto (imagen, PDF, audio) que se enviara junto con el mensaje a todos los cumpleaneros

15. Preguntas Frecuentes

Verifica lo siguiente:

  • Tu sesion de WhatsApp esta activa (escanea el QR si es necesario)
  • El numero de telefono tiene el formato correcto
  • El numero esta registrado en WhatsApp
  • No has sido bloqueado por el destinatario

WhatsApp tiene limites internos que varian segun tu cuenta. Recomendamos:

  • Maximo 200-300 mensajes por dia para cuentas nuevas
  • Hasta 1000 mensajes para cuentas establecidas
  • Configura la velocidad de envio en tu Perfil

El envio se pausara automaticamente. Cuando vuelvas a la pagina de Nuevo Masivo, podras reanudar desde donde quedo.

Ve a Reportes > Contactos Fallidos y selecciona el envio. Podras ver y exportar la lista de numeros con error.

Actualmente los envios programados son unicos. Para envios recurrentes, crea un nuevo programado despues de cada ejecucion.

Soportamos: JPG, JPEG, PNG, GIF, WEBP. Tamano maximo: 5MB.

Las automatizaciones se habilitan por cuenta. Contacta al administrador para que active las automatizaciones que necesitas desde el panel de administracion.

Las automatizaciones programadas se ejecutan automaticamente cada 30 minutos. Tambien puedes lanzarlas manualmente en cualquier momento desde el panel de automatizaciones.

Si. Rowzen cifra todas las credenciales antes de guardarlas en la base de datos usando encriptacion Fernet. Nadie, ni el equipo de soporte, puede ver tus API keys una vez guardadas.

Revisa el Historial de ejecuciones en el detalle de la automatizacion. Ahi veras el mensaje de error especifico. Los errores mas comunes son:

  • Credenciales vencidas o incorrectas: vuelve a ingresar tu API key
  • Webhook de Slack eliminado: crea uno nuevo en tu workspace
  • Sin datos en el periodo consultado: es normal, no es un error

Si. Puedes crear y activar tantos workflows como necesites. Cada uno se ejecuta de forma independiente segun su programacion.

Si. Desde CRM > Configuracion puedes conectar tu cuenta de Google para sincronizar las tareas y seguimientos del CRM con tu Google Calendar. La sincronizacion es bidireccional.

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